Informazioni sulla legge sul riciclaggio di denaro ed il regolamento sulla protezione dei dati

Secondo la legge sul riciclaggio di denaro, gli avvocati devono reperire informazioni sull’identità dei clienti nei casi di acquisto e vendita di beni immobili o imprese, la gestione di denaro, titoli ecc, apertura di conti bancari, fornitura di capitale di imprese, costituzione e gestione delle imprese, transazioni finanziarie e transazioni per quanto riguarda il settore immobiliare.

Secondo il regolamento sulla protezione dei dati il cliente deve essere informato che l’avvocato, oltre alle informazioni secondo la legge sul riciclaggio, riceve anche dati personali come nome, indirizzo, numero di telefono, codice fiscale, e-mail, sesso, abitazione, auto, finanze, famiglia, lavoro, istruzione, occupazione, telefono di lavoro, data di nascita, appartenenza sindacale, informazioni sanitarie ecc. La natura e la portata dei dati personali dipendono, tra l’altro, dalla natura del caso che l’avvocato tratta per il cliente.

I dati personali vengono archiviati in e-mail, su pc e/o server, backup ed in forma cartacea.

L’avvocato ed il suo staff hanno accesso ai dati personali.

Il cliente può richiedere la cancellazione dei dati, cosa che comporterà però che il lavoro non potrà essere eseguito.

Dietro accordo col cliente, i dati personali vengono comunicati a banche, revisori ed altri. I dati personali vengono usati per la pratica, ad esempio per l’acquisto di immobile dove il rogito non può essere registrato senza i dati personali, alla registrazione presso il Registro delle Imprese dove sono necessarie le informazioni personali, nelle cause in Tribunale dove servono i dati personali, nei testamenti e nei contratti matrimoniali che non possono essere redatti senza i dati personali, ecc.

In conformità con le regole deontologiche ed alla raccomandazione dell’Ordine degli Avvocati, i file, inclusi i dati elettronici, devono essere conservati per almeno 5 anni dalla fine del lavoro. Un obbligo per la conservazione di 5 anni si trova anche nella legge sulla contabilità e nella legge sul riciclaggio di denaro.

Le e-mail ed i dati verranno eliminati, e la pratica fisica sarà distrutta 5 anni dopo la fine del lavoro, a meno che non vi sia un motivo specifico per una conservazione più lunga.